Корпоратив, он же корпоративный праздник, он же полный Пэ…

Продолжая тему корпоративной культуры, предлагаю поговорить более подробно о корпоративных мероприятиях. Если Вам необходима помощь в организации праздника, сотрудники RC Studio, с радостью ее предоставят!

Уважаемые читатели, заостряю внимание, что говорить мы будем, именно, о мероприятиях !

Поясню. Зачастую наше воображение, слыша фразу «корпоратив», рисует картину: вечеринки (тусовки 🙂 ) или привычное всем «застолье». Но давайте посмотрим на это понятие. Оно включает в себя такие события как:

• Открытие компании или дополнительных офисов (магазинов);
• Открытые мероприятия (презентации, акции, приемы деловых партнеров и спонсоров и пр.);
• Конкурсы, которые повышают квалификацию сотрудников и дают стимул для совершенствования;
• Корпоративное обучение, например: тимбилдинг и пр.;
• Организация праздников на значимые даты компании (к примеру, день рождение организации и пр.)

Данный список можно продолжать и продолжать… Предлагаю Вам сделать это самостоятельно, сообразно своему восприятию данной темы.

Цель нашей статьи – обсудить более подробно, что такое корпоративный праздник и зачем его проводить?

Корпоративный праздник – это один из инструментов выстраивания коммуникации между сотрудниками компании, а главное — способ распространения корпоративных целей и ценностей компании.

Корпоративные праздники повышают качество и интенсивность труда, формируют корпоративную культуру, а также:

• формируют традиции компании;
• способствуют лучшему пониманию сотрудниками целей компании;
• объединяют коллектив;
• укрепляют связи между руководством и сотрудниками;
• демонстрируют заботу руководства о коллективе;
• расширяют дружеские и деловые связи между сотрудниками;
• мотивируют людей к повышению эффективности работы и большей самоотдаче;
• дают очередной повод компании для заявления о себе в СМИ.

Главная задача корпоративного праздника – зарядить правильной энергией всех сотрудников, т.е. той энергией, которая пойдет на пользу компании в конкретной ситуации. В зависимости от цели проведения мероприятия, можно получить много плюсов, как больших, так и маленьких. Главное – понимать зачем  это нужно (учитывая, что при этом, зачастую тратятся немалые средства)!

А результаты могут быть разными: от понимания и разделения (принятия) сотрудниками задач и планов компании на будущее, готовности пройти дальнейший путь именно с этой компанией, до решения проблемных ситуаций внутри коллектива, выстраивания неформальных связей, более легкого вхождения в коллектив новичками и многого другого.

Можно ли решить только одним корпоративом все проблемы компании? Наверное, нет. Но сделать так, чтобы большинство сотрудников выбрало правильное, нужное компании направление и понесло в «массы» нужную информацию – это точно в ваших силах!

Опираясь на личный опыт, могу подтвердить, что сочетание официальной части праздника, с «легким» развлечением запомнится сотрудникам. Проведение праздника, может быть приурочено к любому торжеству.

Сейчас каждый сотрудник HR подумал: «Зачем эта статья?! Организовать праздник я и сам(а) могу!». Все же рекомендую Вам прочесть до конца, т.к. многие, к сожалению, воспринимают праздники не как инструмент достижения конкретных целей компании, а как «развлекуху», которая компания обязана устроить по поводу Нового года или 8 марта.

Итак, с чего начать:

Во-первых, разделите периоды подготовки и проведения мероприятия. Во-вторых, проведите личную встречу с руководителем (генеральным директором, к примеру, который в данной ситуации будет для вас «заказчиком» этого мероприятия) по следующим вопросам:

• Цель мероприятия. Необходимо понимать, какой смысл мы вкладываем в праздник, на что делаем акценты и каким видим конкретный результат. Правильное целеполагание позволит в итоге получить максимальную отдачу от вложенных инвестиций. Во всем, что касается корпоративного праздника, этот пункт самый важный!
• Бюджет мероприятия. Составить список приглашенных; определить место праздника (опирайтесь прежде всего на цель, а потом – на интересы большей части сотрудников); продумать меню банкета; решить о необходимости развозки; съемки (фото -, видео-); спланировать техническое обеспечение места проведения, а также его оформления; подготовить сувенирную продукцию и, возможно, продумать необходимость привлечения СМИ.
• Формат мероприятия. Согласно Вашей цели определить формат, к примеру, выездной праздник (пикник, прогулка), спортивный праздник или привычный всем банкет.

Обладая необходимыми данными, можно смело приступать к написанию «сценарного плана» – это некий набросок основных моментов, последовательность событий и временных рамок. Необходимо, чтобы мероприятия, прописанные в плане, приводили компанию к цели, которую обозначил «заказчик».

К примеру, вы решили, уменьшить текучесть внутри отдела продаж — менеджеров по продажам. В сценарном плане общего праздника должны быть мероприятия, которые вызовут гордость сотрудников этого подразделения за работу именно в отделе продаж: конкурс «Лучший новичок (сотрудник) в отделе продаж», специальные призы за важные достижения (или качества) лучшим сотрудникам, упоминание в речи генерального директора, что на продажах завязаны все сотрудники компании и т.д.

Не забудьте про «механику», отразите в плане-сценарии все составляющие праздника, лиц, ответственных за отдельные его части с временными рамками и дополнительной информацией.

Помните, что нельзя пускать любые мелкие детали «на самотек», они могут испортить весь праздник, и вы не получите желаемого результата. Итак, важные штрихи мероприятия:

• Обязательно необходимо личное знакомство с Ведущим сего действия. Он должен быть «ВАШ» по типажу и иначе все мероприятие и все Ваши труды пойдут насмарку;
• Все действующие лица должны знать свои роли и общий сценарий. Нередко происходит следующее: по сценарию – речь ведущего программиста о важной разработке нового продукта, а он в этот момент ушел на длительный перекур с начальником смежного отдела..
• Обязательна репетиция тех мероприятий, где задействованы сотрудники. Если речь произносит ведущий программист и эта речь принципиально важна для будущего компании, то не забудьте встретиться с ним лично за несколько дней до мероприятия и попросите его произнести то, что он будет говорить на празднике.
• Кульминация мероприятия – общее действо (к примеру, запуск шаров, фейерверк, общее исполнение гимна компании и пр.)

Я хочу поделиться с тобой, дорогой читатель, примером разработки корпоративного праздника – «Открытие офиса продаж».

Итак, приступим к написанию Сценарного плана.

Итак, план-сценарий разработали, с ведущим встретились, определили место и оформление праздничной обстановки, НО не сделали самого главного – это информирование гостей, сотрудников компании о предстоящем торжестве.

Как же нам донести информацию до каждого сотрудника? Заметьте, Ваше сообщение о предстоящем празднике должно дойти до всех сотрудников. Такая информация должна быть емкой, но не перегруженной. К примеру, содержание информационного сообщения включает:

1. Как называется мероприятие;
2. Когда (дата и время, продолжительность) оно состоится;
3. Где оно состоится;
4. Мини-программа мероприятия + изюминка (чтобы захотелось узнать «что же будет?!» лично);
5. Дресс-код.

В качестве оповещении о грядущем празднике нужно задействовать все возможные источники информации, которые существуют у Вас в компании:

1. Информационные доски;
2. Корпоративный портал;
3. E-mail или sms-рассылка;
4. Оповещение сотрудников через личное обращение руководителями подразделений или отделов;
5. Рассылка личных бумажных приглашений для каждого сотрудника

Хотелось бы остановиться на e-mail или sms-рассылке, а также рассылке личных бумажных приглашений для каждого сотрудника. Такие сообщения обязательно должны быть персонифицированы. Сотрудник, получив такое приглашение, будет рад, что к нему обратились по имени, что именно его так ждут на мероприятии. Это стимулирует сотрудника на работу и вызывает у него огромное уважение к компании.
Подытожив вышесказанное, корпоративное мероприятие подготовить несложно. Главное – понимать зачем эту нужно компании, разработать четкий структурированный план события, программу, которая приведет к цели, хорошо отрепетировать, позитивно проевести и ваше мероприятие будет незабываемым и экономически эффективным!

О. Зелюкина (Тарасова),

консультант RCStudio